แอพพลิเคชันเปลี่ยนชีวิต ที่คนทำงานยุคนี้ควรมีไว้ใช้

121

เพราะชีวิตการทำงานของคนยุคนี้ มีสารพันล้านสิ่งให้ต้องจัดการในหนึ่งวันหรือตลอดสัปดาห์ ไหนจะเรื่องลิสต์สิ่งที่ต้องทำประจำวันอันไหนด่วนอันไหนห้ามพลาด ไหนจะต้องคอยอัพเดต Social Media ต่างๆ ตามติด facebook อัพโหลดหน้าเพจให้บริษัท ไหนจะต้องเช็คอีเมล์… นี่ยังไม่นับงานจุกจิกปลีกย่อยอีกมากมาย ต่อให้บริหารเวลาเก่งแค่ไหน ก็คงหลีกไม่พ้นคำว่า “เหนื่อยเกิน” กับการจัดการทุกอย่างให้สมบูรณ์แบบอย่างที่ใจต้องการได้ คำว่า “พลาดกันได้” และ “ไม่เป็นไร” กลายเป็นประโยคปลอบใจตัวเองที่เกิดขึ้นบ่อยจนเกินให้อภัย

หยุด..ใช้ชีวิตแบบเดิมๆ กับความยุ่งยาก ที่จริงๆ แล้วมีวิธีจัดการให้ชีวิตง่ายขึ้น กับแอพพลิเคชันฉลาดๆ ที่มีไว้ใช้ รับรองว่าชีวิตการทำงานต้องดีขึ้นอย่างแน่นอน

และนี่คือแอพพลิเคชันที่ได้รับการโหวตให้เป็น app ที่มาแรงแน่ๆ ในปีนี้

 1. ToDoist

หนึ่งในสุดยอดแอพพลิเคชันที่ว่าด้วยการจัดการสิ่งที่ต้องทำ หรือ to do list ซึ่งคนส่วนใหญ่ที่ได้มีโอกาสได้ใช้จะสามารถจัดการชีวิตในแต่ละวันได้ดีขึ้น

การเริ่มใช้งานนั้น ไม่ยุ่งยาก เพียงแค่เริ่มลิสต์สิ่งที่ต้องทำให้เสร็จก่อน จากนั้นระบบการทำงานจากซอฟต์แวร์อัจฉริยะจะตีความ จัดการ และจัดหมวดหมู่สิ่งที่ต้องทำให้ เช่น คุณลงรายการว่าต้องทานมื้อเที่ยงพร้อมประชุมกับลูกค้าคนสำคัญในวันพรุ่งนี้

ToDoist จะตั้งเวลาเตือน พร้อมลิสต์หัวข้อการประชุมที่คุณได้บันทึกไว้

ยิ่งไปกว่านั้น ToDoist ไม่ได้มีไว้ใช้สำหรับตัวบุคคลเท่านั้น เพราะแอพพลิเคชันนี้ สามารถรวบรวมลิสต์ของทีมทำงานเข้าไว้ด้วยกันอย่างเต็มประสิทธิภาพ เช่น รายละเอียดของสิ่งที่ต้องทำสำหรับโปรเจ็กต์ของทีมงานของบริษัท

2. Trello

Trello เป็นแอพพลิเคชัน ที่ว่าด้วยระบบการจัดการโครงการใหญ่ๆ ให้ง่ายขึ้นและทำให้ใช้งานได้อย่างเพลิดเพลิน ผู้ใช้แอพพลิเคชันนี้สามารถแบ่งโครงการใหญ่ๆ ออกเป็นส่วนปลีกย่อย โดยการสร้าง card ของแต่ละรูปแบบงานที่ต้องทำ แยกเป็นคอลัมน์ต่างๆ ที่จะแสดงขั้นตอนรายละเอียดของงานที่ต้องทำในแต่ละ step ซึ่งเมื่องานในส่วนไหนเสร็จ ก็สามารถลากไปรวมไว้ด้วยกันได้

เช่น กานดาได้รับมอบหมายให้เป็นผู้ดูแลและจัดการบล็อกของบริษัท กานดาต้องติดตามบทความทั้งหมดที่มีนักเขียน Freelance แต่ละคนเขียนและส่งมาให้กับเธอ

กานดาจึงได้สร้าง card ใน Trello ขึ้นมา 4 คอลัมน์ด้วยกัน คือ Blog Ideas, Writing, Editing และ Published

ซึ่งเมื่องานเขียนของนักเขียนในขั้นตอนไหนเสร็จ ก็สามารถลากไปในขั้นตอนต่อไปได้อย่างง่ายดาย

3. Slack

Slack เป็นแอพพลิเคชัน ที่ช่วยให้โยงใยการสื่อสารต่างๆ เข้าด้วยกัน และช่วยให้ทำงานได้สะดวกและรวดเร็วขึ้น ตัวอย่างเช่น อีเมลเป็นสิ่งที่ดีสำหรับหลายๆ สิ่งในการติดต่อสื่อสาร แต่อาจเป็นเรื่องยุ่งยากได้ เพราะบางทีก็หาเมล์ไม่เจอ หรือหลุดรอดไปอยู่ในโฟลเดอร์อื่น เพราะกดพลาด หรือเผลอลบทิ้งไปก่อนที่จะทันเปิดอ่าน

แอพพลิเคชัน จะเชื่อมต่อทุกการสื่อสารในสำนักงานทั้งหมดโดยการจัดระเบียบ และสามารถค้นหาได้อย่างเรียบร้อย สร้างช่องทางที่แตกต่างกัน สำหรับแต่ละแผนก แต่ละลูกค้า รวมถึงสร้างห้องสนทนา ที่ผู้เข้าร่วมสามารถกระโดดเข้าและออกได้ตลอดเวลาตามที่ต้องการ

นอกจากจะช่วยจัดการเรื่องระบบอีเมล์แล้ว ยังสามารถใช้เป็นช่องทางในการส่งเอกสารหรือไฟล์ต่างๆ รวมถึง VDO chatส่งไฟล์ GIF เชื่อมโยงกับระบบ Google Drive, Dropbox ได้อีกด้วย

4. Hootsuite

Hootsuite เป็นแอพพลิเคชัน ที่มาช่วยในการจัดการโซเชียลมีเดีย ให้คุณได้อัพเดตโพสต์ทั้ง Facebook Page, Twitter, Instagram, YouTube และ LinkedIn ของบริษัทของคุณจากหน้าจอเดียวกัน โดยไม่จำเป็นต้องลงชื่อเข้าใช้แต่ละแพลตฟอร์ม รวมถึงยังสามารถตอบความคิดเห็นของแต่ละแพลตฟอร์มได้ภายในแอพพลิเคชันนี้

เหตุผลเดียวที่ Hootsuite สร้างแอพพลิเคชันนี้ จนมันเวิร์กมากสำหรับปี 2019 เพราะคนทำงานมีหลายแพลตฟอร์มที่ต้องดูแลภายใต้แบรนด์เดียวกัน จุดเด่นของคุณสมบัติในการเข้าสู่ระบบเพียงครั้งเดียว การตั้งเวลา การกำหนดเวลาของทุกโพสต์ที่คุณวางแผนไว้ ในแต่ละสัปดาห์ หรืออาทิตย์หน้าที่จะมาถึง หรืออีกสามเดือนข้างหน้า ซึ่ง Hootsuite จะช่วยให้ในการกำหนดเวลาของหลายร้อยข้อความในเวลาเดียวกัน จากนั้นคุณก็เพียงแค่คอยตรวจสอบบัญชีของคุณ ว่ามันเป็นไปตามแพลนที่ได้วางแผนไว้หรือไม่

5. Toggl

Toggl เป็นแอพพลิเคชัน ติดตามเวลา หรือ time tracker app ที่เรียบง่ายและใช้งานง่าย โดยไม่ได้ถูกจำกัด ว่าต้องใช้งานผ่านอุปกรณ์ประเภทใดอย่างใดอย่างหนึ่งเท่านั้น เพราะไม่ว่าจะเป็นการทำงานบนคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต และโทรศัพท์ นั่นแปลว่าไม่ว่าคุณจะทำงานอยู่ที่ไหน หรือกำลังทำอะไรก็ตาม ทุกชั่วโมงของคุณไม่มีคำว่าพลาด ไม่มีวันลืม เพราะเพียงเปิดแอพพลิเคชันไว้ มันจะส่งการแจ้งเตือนให้คุณอย่างมีประสิทธิภาพ

และทุกครั้งที่งานหรือภารกิจของคุณเสร็จเรียบร้อย Toggl จะแสดงให้เห็นว่าเวลาของคุณถูกใช้ไปอย่างไร ซึ่งข้อดีคือเราจะนำเวลาที่ใช้ไปนั้นกลับมาวิเคราะห์ได้ว่าว่าในอนาคตเราจะบริหารเวลากับงานอย่างไรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

6. HelloSign

บ่อยครั้งที่มีการส่งเอกสารมาทางออนไลน์ แล้วต้องการให้เราเซ็นชื่อเพื่อแสดงการยอมรับเงื่อนไขตามที่เอกสารนั้นๆ ระบุไว้ ความยุ่งยากก็จะเกิดขึ้นทันที เพราะต้องหาที่โหลดไฟล์ เมื่อสั่งพิมพ์เอกสารนั้นออกมา แล้วเซ็นชื่อ แล้วสแกนหรือถ่ายรูป ก่อนจะส่งกลับไปอีกที ดูแล้วขั้นตอนยุ่งยากและเสียเวลาไม่ใช่เล่น

แต่ด้วย แอพพลิเคชัน HelloSign ความยุ่งยากในการเซ็นเอกสารจะหมดไป เพราะแอพพลิเคชันนี้ จะช่วยให้คุณเซ็นเอกสารได้ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ และไม่ต้องกังวลเรื่องผลทางกฎหมาย เพราะเอกสารทุกฉบับที่ลงชื่อผ่าน HelloSign มีผลผูกพันและคุ้มครองตามกฎหมายไว้แล้ว

ยิ่งไปกว่านั้นเอกสารหรือสัญญาต่างๆ ที่ได้เซ็นชื่อหรือลงนามไว้แล้ว จะถูกเก็บไว้ในแอพพลิเคชันของ HelloSign ที่ปลอดภัย ซึ่งนั่นแปลว่าคุณจะไม่จำเป็นต้องเสียเวลาหรือต้องเสียพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารอีก

7. Zapier

Zapier เป็นแอพพลิเคชัน ที่อนุญาตให้ผู้ใช้สามารถรวมฟังก์ชันการทำงานของแอพที่ปกติจะไม่โยงใยหรือเชื่อมต่อกัน เช่นอีเมลใหม่ที่ได้รับใน Gmail จะสามารถตั้งค่าให้บันทึกไฟล์แนบใดๆ ลงในโฟลเดอร์ Dropbox ได้โดยอัตโนมัติ และแจ้งเตือนผ่านแอพพลิเคชัน Slack ในทันที

ส่วนที่ดีที่สุด คือ การรวมระบบการทำงานของฟังกชันต่างๆ ไว้โดยอัตโนมัติ ได้ง่ายๆ เพียงไม่กี่ขั้นตอน และไม่จำเป็นต้องมีการเข้ารหัส เพียงเลือกแพลตฟอร์มทางธุรกิจที่ต้องการ และกำหนด work flow ตามที่ตัวเองต้องการ (แอพพลิเคชันนี้ มีแพลตฟอร์มทางธุรกิจ คอยอัพเดตเพื่อการทำงานร่วมกับเครื่องมืออื่นๆ มากกว่า 1,000 แพลตฟอร์ม ซึ่งน่าจะมีรายการที่แต่ละคนจำเป็นต้องใช้งานอยู่บ้างไม่มากก็น้อย)

8. CloudApp

เพราะผลการวิจัยมากมายล้วนฟันธงกันแล้วว่าคนส่วนใหญ่จะจดจำภาพที่เห็นได้มากกว่าข้อความที่ต้องอ่าน
CloudApp จึงเป็นแอพพลิเคชันที่มีคุณสมบัติในการบันทึกภาพหน้าจอ การบันทึกวิดีโอ การสร้างไฟล์ GIF พร้อมการใส่ caption หรือคำอธิบายประกอบ

หากงานของคุณต้องการการใช้ภาพสื่อสารมากกว่าการเขียน แอพพลิเคชันนี้คือคำตอบหรือตัวช่วยที่ไม่ควรมองข้าม

 

ให้กำลังใจผู้เขียนกันหน่อย :